例えば他人にお金を貸したのに返してくれない、家賃を支払ってくれないなど、社会的トラブルに巻き込まれた時に、最初に起こす対策としてこの内容証明郵便が行使されることが多いと思います。この内容証明郵便は記載内容の信憑性が証明されるのではなく、単にこれこれのことが記載されていたという事実のみを証明するものです。
①記載内容に関してはなんら制約はありません。
・差出人がその内容については自由に記載することができます。言いたいことは自由に書き込むことができると言うわけです。しかし、記載した事項は確実に記録に残るので、自分に不利になることは記載しない方が懸命ということになります。
②使用文字・書式等の制約
・公的文書で発行される関係上、使用文字・書式におのずと制約ができてきます。この規定に反していると受付拒否にもなりますので、注意が必要です。具体的には仮名、漢字、数字、括弧、句点、記号（規定あり）で、英文で書くことはできません。また縦書き、横書きの制約はありません。但し次数制限があります。また手書きでももパソコンでも可能です。一度郵便局の窓口か、専門家に尋ねてみるのもいいかと思います。
③別書類や、写真等の同封はできません。
・これは主張する点を明確にするため、文書で分かりやすく表現することが必要です。明確にするというこで、その部分の証拠写真を同封したいと思うことは分かりますが、送ることができるのは、内容証明書に関するものだけで、その他の書類は同封できません。
④郵便局にその謄本か５年間保存されます。
・内容証明は３部作成するようになっています。その内訳は相手方、差出人、郵便局側ということなります。それゆえ、この内容証明を万が一紛失した場合でも、郵便局にその謄本が５年間保存されことになっている関係上、再度内容証明を発行してもらえることができます。
⑤郵便物を差し出した年月日が証明できます。
・内容証明を差し出すと、その窓口で、返却される１通に、【この郵便物を○月○日 第号○○号 書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します】旨の証明書が書き込まれますので、公的証明となります。
⑥相手に配達されたことが証明できます。
・配達証明を付ければ、相手が確かに当該郵便物を受け取ったことを総務省が証明することになります。
⑦記載事項を証明できます。
・この内容証明を差し出すことにより、謄本に記載されている事項を内容とする郵便物が郵便局にさし出された事実を証明できます。
⑧受取人の心理面にプレッシャーをかけることか出来ます。
・内容証明郵便と言っても、それに記載されている内容の信憑性か総務省という公的機関によって証明される訳ではないというのに注意を要します。例えば、差出人が相手側に○○円をお金を貸したという事実を証明するという訳ではありません。しかし、差出人を代理として、行政書士か作成している場合は、法律である、行政書士が法律的解釈を間違えることはありえないだろうと受取人側が察しして、その主張を認めるという事例もあります。このように、内容証明郵便を出すということは、事の緊迫性が迫っているという印象を相手側に与えるので、かなりのプレッシャーを与えることが出来ると言えます。
①配達証明を付けることにより、証拠作りの保全ができる。
・通知というものは、相手側に届いて初めて効力を持ちます。しかし、本当に届いているのかどうかは、相手側の言葉一つでどうにでもなります。そこで、その証明書がいつ相手側に到達したかという事実を郵便局で証明してもらえることができます・この配達証明は付ける、付けないは差出人の自由でありますが、もし法廷にでも持ち込まれた場合は、これが法的証拠として、十分な役割ほ果たしてくれます。OFFICE
HIMENOではこの配達証明をお勧めしています。
しかし、何らかの意思表示をするたびに、いつも内容証明郵便を利用したほうがいいとも限りません。この内容証明郵便は時として、今までの相手方との関係を壊してしまうこともあります。今後の取引など円満な関係を保ちたいときや、今後訴訟に発展しそうなど重大な問題である場合等、個々に応じて判断していくいうことになります。
②心理的効果
・過去の再三の請求にもかかわらず、全く返答のなかった債務者に対して、この内容証明郵便で請求した場合、すぐに返答があったなどはよく聞かれます。これこそ内容証明郵便の【心理的効力】なのです。わざわざ公的手段である内容証明で送ってきたので、これは重大なもしかしたら裁判になるのでは？という考えが相手側に発生するということになります。またこけに行政書士などの法律家の名前が記入されていると、さらにその心理的効力は絶大なものになるということが言えます。
③相手方側の行動等を探り出すことができる
・法律上での争いなどでは、時にはかけ引きが必要になってきます。そういう場合は、相手がどんな考えを持っているかを知っておくと有利になる場合が多々あります。そういう場合に、この内容証明郵便が効果を発揮します。内容証明郵便を発行すれば、何らかの回答が得られる場合が多々あります。まずは相手側の行動を観察してみるのも時としは大事になります。この内容証明は法的証拠をつくる目的があります。ということは、逆に相手側はそれを証拠として利用することも出来るので、自分に不利となる事実、虚偽の事実などは書き込まないようにしなければなりません。
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